Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, tăng trưởng doanh số là những mục tiêu mấu chốt mà các doanh nghiệp hiện nay đang hướng đến. Thế nhưng việc này hiện nay không còn là điều dễ dàng khi doanh nghiệp không ứng dụng các công nghệ khoa học vào hỗ trợ bán hàng. Giải pháp cuộc gọi tự động Auto Call được đánh giá là một “tia sáng mới” dành cho các doanh nghiệp.
Mục lục
Định nghĩa giải pháp cuộc gọi tự động Auto Call
Gọi tự động (Auto Call) là công nghệ liên lạc sử dụng hệ thống phần mềm để thực hiện các cuộc gọi điện thoại mà không cần sự tham gia trực tiếp của con người. Các cuộc gọi này có thể được thiết lập sẵn theo kịch bản hoặc lập trình để xử lý tình huống cụ thể. Dưới đây là các yếu tố chính để giúp hiểu rõ hơn về Auto Call:
Cách thức hoạt động
Hệ thống Auto Call sẽ lấy danh sách số điện thoại từ một cơ sở dữ liệu và tự động thực hiện các cuộc gọi đến từng số theo lịch trình được thiết lập. Các cuộc gọi này thường chứa các thông điệp đã được ghi âm trước hoặc được tổng hợp tự động dựa trên dữ liệu cá nhân của người nhận (ví dụ: tên, mã đơn hàng, v.v.).
Ứng dụng phổ biến
- Tiếp thị: Doanh nghiệp sử dụng Auto Call để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, hoặc các chương trình khuyến mãi đến khách hàng tiềm năng.
- Chăm sóc khách hàng: Hệ thống tự động gọi để nhắc lịch hẹn, thông báo về dịch vụ hoặc gửi lời cảm ơn sau khi mua hàng.
- Thu hồi nợ: Nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán quá hạn hoặc thời hạn sắp tới.
- Khảo sát và phản hồi: Sử dụng Auto Call để thu thập ý kiến từ khách hàng sau khi trải nghiệm sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian: Một hệ thống có thể thực hiện hàng trăm hoặc hàng ngàn cuộc gọi trong thời gian ngắn mà không cần sự tham gia của nhiều nhân viên.
- Tự động hóa: Cuộc gọi diễn ra hoàn toàn tự động, giúp loại bỏ yếu tố lỗi của con người.
- Khả năng cá nhân hóa: Nội dung của cuộc gọi có thể thay đổi linh hoạt dựa trên thông tin cụ thể của từng khách hàng.
- Thách thức:
- Trải nghiệm khách hàng: Nếu sử dụng không đúng cách, các cuộc gọi tự động có thể gây phiền phức và làm mất thiện cảm từ phía người nhận.
- Quy định pháp luật: Nhiều quốc gia có quy định chặt chẽ về việc sử dụng gọi tự động, đặc biệt khi liên quan đến quảng cáo hoặc thu thập thông tin cá nhân.
Auto Call là một công cụ mạnh mẽ trong việc tự động hóa quy trình giao tiếp với khách hàng, nhưng cần sử dụng một cách khéo léo và tuân thủ quy định để mang lại hiệu quả cao nhất.
Auto Call hoạt động theo phương thức nào?
Auto Call được lập trình với chức năng gọi đến khách hàng liên tục, hàng loạt một cách tiện lợi. Hệ thống gọi tự động này sẽ hoạt động dựa trên 2 hình thức cơ bản sau:
Tương tác với khách hàng dạng 1 chiều: căn cứ theo kịch bản được xây dựng sẵn và có phần ghi âm nội dung phát hàng loạt, tự động đến khách hàng. Theo hình này khách hàng chỉ có thể tiếp nhận được thông tin mà không thể giao tiếp lại với doanh nghiệp.
Tương tác dạng 2 chiều: Ứng dụng với khách hàng có Call Center, muốn liên lạc trực tiếp với nhân viên để được hỗ trợ tư vấn, giải đáp thắc mắc.
Gọi tự động có những tính năng nào?
Không chỉ riêng vấn đề thực hiện cuộc gọi theo các kịch bản đã được chuẩn bị sẵn, Auto Call còn có riêng cho mình những khả năng ưu việt, nổi trội. Đó là tính năng hỗ trợ kiểm soát, quản lý chiến dịch sau đây:
Tính năng tập trung dữ liệu
Theo ghi nhận, khi sử dụng Auto Call thì những dữ liệu, thông tin khách hàng cung cấp hay hiệu quả cuộc gọi đều được lưu lại và truy xuất nhanh chóng khi cần. Đồng thời:
Web có giao diện dễ nhìn, thân thiện: Không gian để quản lý chung trên một màn hình.
Quản lý theo từng kế hoạch định sẵn: Khả năng lên lịch theo từng khung giờ thích hợp, gia tăng tỷ lệ bắt máy của khách hàng.
Ghi âm cuộc gọi rõ ràng
Ghi nhận dữ liệu: số điện thoại và thông tin cá nhân khách hàng được nhập theo form mẫu có sẵn.
Ghi âm sẵn các cuộc gọi: những nội dung cần được truyền tải được soạn và ghi âm sẵn.
Tính năng của tổng đài
Các tính năng này sẽ gồm:
- Báo cáo cụ thể: xây dựng báo cáo tự động
- Giải pháp Voice Brandname được tích hợp hoặc đầu số gọi đi: phần mềm lập trình sẵn số, không có phát sinh chi phí gọi ra bên ngoài.
- Chuyển đổi nội dung văn bản ra giọng nói (Text to speech): đọc văn bản được cá nhân hóa.
- Phát lại cuộc gọi: những cuộc gọi đến và đi đều được ghi âm và phát lại khi cần.
- Tích hợp phương thức API: gọi theo kịch bản cá nhân hóa nhờ phối hợp các phần mềm CRM, ERP.
Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp
Chi phí nhân sự tổng đài tiết kiệm lên đến 80%.
Phí cước gọi từ 500đ/cuộc gọi
Giải pháp gọi tự động Auto Call mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
Nhờ được tích hợp những tính năng trên mà Auto Call đã mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là trong thời buổi 4.0. Trong đó tiêu biểu là:
Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận số lượng khách hàng tiềm năng lớn hơn
Với từng chiến dịch cụ thể, Auto Call sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện liên tiếp các cuộc gọi tự động đến khách hàng tiềm năng dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Ngoài ra, các cuộc gọi đều được báo cáo chi tiết và quản lý khoa học. Doanh nghiệp căn cứ vào những dữ liệu thu được sẽ tổng hợp thông tin, phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh các chiến lược phù hợp.
Liên lạc đến nhiều khách hàng
Như đã đề cập, Auto Call có thể thực hiện hàng nghìn cuộc gọi cùng một thời điểm. Chính vì thế việc liên lạc cho nhiều khách hàng cùng lúc để thông báo về chương trình ưu đãi,… không phải vấn đề với doanh nghiệp nữa. Nếu so sánh với phương pháp gọi truyền thống thì gọi tự động sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn.
Bán hàng theo kịch bản đã xây dựng sẵn
Giải pháp Auto Call sẽ truyền tải thông tin đến khách hàng nhờ vào kịch bản đã được thiết kế sẵn. Song song đó, tính năng còn hỗ trơ cài đặt giọng nói riêng, tạo nên cảm giác tự nhiên, chuyên nghiệp hơn khi bán hoặc chăm sóc khách hàng.
Đơn hàng được ghi nhận tự động
Khi có phát sinh đơn hàng, Auto Call sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận. Doanh số bán hàng vì thế cũng gia tăng đáng kể.
Lĩnh vực nào phù hợp ứng dụng Auto Call
Các lĩnh vực dưới đây sẽ đặc biệt phù hợp với Auto Call, đặc biệt là những ngành có quy trình bảo mật và tối ưu chí nhân lực.
- Tài chính ngân hàng: Auto Call sẽ được áp dụng tại quy trình gọi điện đọc mã OTP cho khách hoặc báo khi đã tới hạn thanh toán.
- Nhà cung cấp dịch vụ truyền hình số: Gọi tự động được xem là sự lựa chọn hoàn hảo để khách hàng chạy các chiến dịch giới thiệu sản phẩm và đặc biệt là nhắc nhở về cước phí.
- Các ngành dịch vụ: các ngành dịch vụ rất cần một giải pháp chăm sóc khách hàng hoàn hảo và Auto Call chính là ứng dụng thích hợp nhất.
TẠM KẾT
Với những tính năng và lợi ích trên, dịch vụ gọi tự động Auto Call đã và đang ngày càng được nhân rộng phổ biến. Doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng dịch vụ này để cải thiện được hiệu quả bán hàng cao nhất. Liên hệ với Buss Tele để có thêm những thông tin chi tiết.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
Add: Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
