Trước đây, người ta cho rằng tự động hóa được sử dụng để chỉ những cỗ máy khổng lồ, làm những công việc đơn giản lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, điều đó đã thay đổi và công nghệ sẽ dần thay thế con người để giải quyết các công việc cần thiết. Tổng đài công nghệ mới sẽ có khả năng thực hiện các cuộc gọi ra tự động (Auto call) để dần thay thế cho các cuộc gọi đơn giản của như gọi xác nhận đơn hàng, gọi thông báo nội dung, gọi chăm sóc khách hàng.
Mục lục
Auto Call là gì?
Auto Call hay được hiểu theo nghĩa tiếng Việt là gọi tự động. Chúng sẽ hoạt động dựa trên cơ chế nạp dữ liệu vào và bắt đầu đặt lịch gọi, kết hợp cùng với đoạn ghi âm đã có sẵn để tiến hành chiến dịch liên lạc tự động đến khách hàng. Cũng chính nhờ giải pháp Auto Call mà doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản phí không nhỏ để quảng bá sản phẩm.
Mô hình Auto Call tích hợp vào hệ thống CRM, ERP
Tổng đài auto call sẽ kết nối phần mềm CRM, ERP để nhận các thông tin khách hàng và thực hiện các cuộc gọi theo kịch bản.
CRM, ERP gửi thông tin người gọi qua tổng đài auto call
CRM và ERP sẽ liên kết với tổng đài auto call theo cơ chế API để trao đổi dữ liệu. CRM, ERP sẽ gửi dữ liệu cần gọi bao gồm các thông tin.
- Số điện thoại người gọi
- Nội dung cuộc gọi.
Tổng đài thực hiện cuộc gọi auto call
- Tiếp nhận thông tin từ phần mềm
- Tiến hành chuyển đổi text to speech từ văn bản sang file âm thanh.
- Thực hiện cuộc gọi theo số điện thoại và file âm thanh được chuyển đổi.
Người dùng nghe và tương tác bấm phím
Khi nghe máy người dùng có thể tương tác bấm phím tương ứng với nội dung cuộc gọi.
Tổng đài trả kết quả tương tác về phần mềm
- Tổng đài ghi nhận kết quả tương tác bấm phím của người dùng
- Trả kết quả tương tác bấm phím về phần mềm thông qua API
- Phần mềm nhận kết quả tương tác và sử dụng hiển thi tùy biến lên phần mềm.
Quá trình thực hiện cuộc gọi auto call và ghi nhận kết quả, trả về phần mềm thông qua API được xử lý hoàn toàn tự động. Giúp tối ưu quy trình hoạt động, cùng lúc có thể xử lý nhiều cuộc gọi, có thể gọi ra bất cứ lúc nào 24/7.
Doanh nghiệp muốn tích hợp giải pháp gọi tự động vào hệ thống chăm sóc khách hàng hãy liên lạc với Buss Tele. Chúng tôi sẽ hỗ trợ chạy demo và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng trong suốt quá trình hoạt động của phần mềm.
Lợi ích của Auto Call Đối Với Doanh Nghiệp
Dưới đây là một số lợi ích của gọi tự động Auto Call mang đến cho doanh nghiệp:
Tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng
Gọi tự động cho phép doanh nghiệp tiếp cận một lượng đông khách hàng trong thời gian ngắn. Ngoài ra hệ thống máy tính sẽ tự động phân chia cuộc gọi cho các tài khoản để đảm bảo phân bổ đúng đối tượng khách hàng
Tăng hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng
Gọi tự động giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ trả lời cuộc để thực hiện việc chăm sóc khách hàng và cải thiện kết quả kinh doanh. Đồng thời giúp tối ưu chi phí cho việc tuyển dụng nhân viên để chăm sóc khách hàng.
Tối ưu hoá quy trình và giảm chi phí
Gọi tự động giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng. Đồng thời tăng tính hiệu quả và tối ưu quy trình trong việc chăm sóc khách hàng.
Cải thiện kết quả kinh doanh
Gọi tự động giúp doanh nghiệp cải thiện và tối ưu kết quả kinh doanh bằng các chiến dịch gọi tự động thông báo khuyến mãi, chương trình giảm giá, gọi chăm sóc khách hàng, gọi nhắc lịch, nhắc nợ,…
Ứng dụng Auto Call Vào Quy Trình Chăm Sóc Khách Hàng Tự Động
Gọi chăm sóc khách hàng
Cases study
Chuỗi thời trang ABC hàng ngày phục vụ cho khoảng hai ngàn khách hàng đến mua sắm. Yêu cầu đặt ra cần khảo sát mức độ hài lòng về trải nghiệm mua sắm của khách hàng và ghi nhận kết quả lên phần mềm chăm sóc khách hàng.
Khó Khăn
Nếu triển khai gọi bằng nhân viên call center thật thì tốn khá nhiều chi phí (trung bình chi phí cho mỗi cuộc gọi của call center khoảng 10.000đ, bao gồm chi phí tiền lương, chỗ ngồi, cước viễn thông,…) chưa kể việc setup ban đầu và quản lý khó khăn.
Giải pháp
- Tích hợp tổng đài auto call và hệ thống phần mềm quản lý khách hàng.
- Tự động gọi ra cho khách khi khách hoàn thành một đơn hàng. Khách tương tác về mức độ hài lòng qua phím bấm (khi đang nghe cuộc gọi) ví dụ hài lòng bấm phím 1, không hài lòng bấm phím 0.
- Trả kết quả phím bấm về phần mềm chăm sóc khách hàng thông qua API
- Có thể đọc tên cá nhân hóa từng người thông qua text to speech
- Có thể gọi bất kỳ thời gian nào.
- Cùng lúc xử lý được nhiều cuộc gọi.
Gọi nhắc nợ, nhắc lịch
Cases Study
Bạn là một công ty tài chính, ngân hàng đang triển khai cho nhiều khách hàng vay. Hằng tháng phải thông báo cho khách hàng về khoản vay, thời gian, số tiền phải đóng, số lượng khách hàng cần gọi khá lớn lên tới vài chục ngàn khách hàng.
Khó Khăn
Nếu setup một phòng nhắc nợ riêng thì chi phí khả lớn chi phí cho 1 cuộc gọi của call center khoảng 10.000đ (đã bao gồm tất cả chi phí nhân sự, văn phòng, cước viễn thông). Nếu phải gọi cho vài chục ngàn khách hàng thì chi phí này không nhỏ.
Giải Pháp
- Tích hợp tổng đài auto call vào hệ thống quản lý khách hàng.
- Tự động gọi ra thông báo cho khách thông tin về khoản vay, thời gian trả, số tiền cần phải trả
- Tích hợp text to speech vào để đọc cá nhân hóa tên, thời gian, số tiền theo từng khách hàng.
- Có thể gọi bất kỳ thời gian nào.
- Cùng lúc xử lý được nhiều cuộc gọi.
Gọi xác nhận đơn hàng
Cases Study
Bạn đang kinh doanh online hàng ngày có vài chục đến cả trăm đơn hàng và bạn không có nhân sự để xác nhận lại các đơn hàng đó.
Khó Khăn
Nếu bạn phải setup một phòng call-center thì chi phí không nhỏ, ước tính tổng chi phí cho 1 cuộc gọi thành công vào khoảng 10.000đ (bao gồm chi phí lương, chỗ ngồi, chi phí viễn thông, vận hành). Phát sinh thêm khoản chi phí này sẽ làm cho giá thành sản phẩm tăng lên, khó cạnh tranh với đối thủ. Chưa kể việc setup ban đầu, quản lý vận hành sẽ rất khó khăn.
Giải Pháp
- Tích hợp tổng đài auto call vào hệ thống quản lý khách hàng và đơn hàng.
- Mỗi đơn hàng thành công hệ thống tổng đài auto call sẽ tự động gọi ra cho khách để xác nhận lại đơn hàng. (Ví dụ chào anh Nguyễn Văn Hùng, đơn hàng số 01234 đã được đặt thành công để xác nhận đơn hàng vui lòng bấm phím 1, hủy bấm phím 2..)
- Kết quả tương tác bấm phím của khách hàng sẽ được gửi về hệ thống quản lý khách hàng.
- Có thể đọc tên cá nhân hóa từng người thông qua text to speech
- Có thể gọi bất kỳ thời gian nào.
- Cùng lúc xử lý được nhiều cuộc gọi.
Tạm Kết
Gọi tự động Auto Call đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ chăm sóc khách hàng, giảm thời gian chờ đợi, tối ưu hoá kết quả kinh doanh và nhiều lợi ích khác, giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm của khách hàng, cải thiện hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí.
Tìm hiểu thêm: Giải pháp tổng đài ảo đa kênh cho Doanh Nghiệp, Giải pháp Tin nhắn thương hiệu tiết kiệm & hiệu quả.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
Add: Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
