Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp nhỏ và vừa luôn tìm kiếm những giải pháp hiệu quả nhưng tiết kiệm chi phí để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phần mềm AutoCall, với tính năng tự động gọi điện và chăm sóc khách hàng, đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng.
Mục lục
Phần mềm Autocall là gì?
Phần mềm AutoCall (gọi tự động) là một hệ thống thông minh cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến số lượng lớn khách hàng trong danh sách có sẵn vào thời điểm được cài đặt trước. Hệ thống này sử dụng thông điệp từ file ghi âm hoặc giọng đọc nhân tạo dựa trên kịch bản do doanh nghiệp thiết lập, tất cả chỉ cần vài thao tác đơn giản của một nhân viên duy nhất. Khi nhận cuộc gọi, khách hàng có thể tương tác trực tiếp với hệ thống thông qua các phím bấm hoặc câu lệnh.
Dịch vụ AutoCall thường được tích hợp trong các tổng đài công nghệ tiên tiến như Buss Call, giúp thực hiện tự động các cuộc gọi ra, thay thế dần công việc thủ công của tổng đài viên trong các tác vụ như xác nhận đơn hàng, chăm sóc khách hàng, tiếp thị sản phẩm mới, thông báo lịch hẹn, nhắc nhở đóng phí, và khảo sát khách hàng.
Doanh nghiệp có thể chọn giữa hai hình thức tương tác phổ biến khi sử dụng Auto Call:
- Tương tác 1 chiều: Chỉ doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi ra, không có phản hồi từ khách hàng.
- Tương tác 2 chiều: Sau khi cuộc gọi được thực hiện, hệ thống cho phép khách hàng tương tác, kết nối trực tiếp với tổng đài hoặc nhân viên tư vấn/bán hàng.
Để triển khai phần mềm AutoCall/Auto Telesales, doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố sau:
- Tổng đài VoIP hỗ trợ dịch vụ gọi tự động như Buss Call.
- Dữ liệu khách hàng để thực hiện auto telesales/telemarketing/khảo sát khách hàng/chăm sóc khách hàng hàng loạt.
- File ghi âm nội dung hoặc kịch bản gọi tự động.
- Nhân viên và thiết bị sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi khi khách hàng có nhu cầu liên hệ lại.
Xem thêm:
Lợi ích phần mềm Autocall mang lại
Tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp
Phần mềm AutoCall mang đến những lợi ích rõ ràng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập. Thay vì phải đầu tư lớn vào tổ chức nhân sự cho tổng đài hoặc telesales, Auto Call giúp tiết kiệm thời gian và kinh phí đáng kể. Tự động thực hiện các cuộc gọi ra theo kịch bản đã được thiết lập, phần mềm này giúp tối ưu hóa hoạt động mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
Tiếp cận khách hàng trong thời gian ngắn
Đối với các doanh nghiệp sở hữu database khách hàng lớn, việc gọi thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và không hiệu quả. Auto Call giúp giảm áp lực công việc cho đội ngũ telesales bằng cách tự động gọi ra hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày, đem đến thông tin chi tiết và nhất quán cho từng khách hàng.
Đánh giá hiệu quả cho từng chiến dịch
Đánh giá hiệu quả chiến dịch cũng trở nên đơn giản hơn với Auto Call. Các phần mềm hiện đại cho phép người dùng thống kê số liệu chi tiết, theo dõi báo cáo hiệu quả của từng chiến dịch gọi ra, bao gồm tỉ lệ phản hồi, ghi âm cuộc gọi và thông tin khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các điều chỉnh và cải tiến để tối ưu hóa kết quả từ các chiến dịch tiếp thị và chăm sóc khách hàng.
Xem thêm: Sự khác biệt giữa Telesales và Telemarketing
Ứng dụng phần mềm Autocall
Gọi tiếp thị, bán hàng tự động (Auto Marketing, Auto Telesales)
Mục đích: Quảng bá và giới thiệu sản phẩm mới đến nhóm khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tăng tỉ lệ tiếp cận và khả năng chuyển đổi.
Lĩnh vực ứng dụng: Bất động sản, bảo hiểm, tài chính, và các ngành công nghiệp khác có thương hiệu mạnh và tập khách hàng lớn.
Bộ phận sử dụng: Marketing, Branding, Telesales.
Giải pháp:
- Tích hợp tính năng Auto Call của tổng đài vào hệ thống phần mềm CRM, ERP.
- Thiết lập trạng thái gọi ra với file ghi âm sẵn hoặc giọng đọc text-to-speech, nhằm cá nhân hóa trải nghiệm cho từng khách hàng.
- Tự động thực hiện cuộc gọi để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới và thông tin bán hàng.
- Báo cáo tỷ lệ cuộc gọi thành công và phân tích các nhóm khách hàng tiềm năng.
Gọi khảo sát tự động, chăm sóc khách hàng
Mục đích: Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, nhằm thấu hiểu sâu hơn về nhu cầu khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và thúc đẩy các cơ hội upsell/cross-sell.
Lĩnh vực ứng dụng: Áp dụng cho mọi lĩnh vực.
Bộ phận sử dụng: Chăm sóc khách hàng, Marketing.
Giải pháp:
- Tích hợp tính năng Auto Call vào hệ thống phần mềm CRM, ERP.
- Thiết lập trạng thái gọi ra với file ghi âm hoặc giọng đọc text-to-speech để cá nhân hóa trải nghiệm.
- Tự động thực hiện các cuộc gọi để khảo sát và chăm sóc khách hàng, cho phép khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ bằng cách tương tác qua phím bấm.
- Kết quả khảo sát sẽ được trả về hồ sơ trên CRM, ERP thông qua API.
Gọi nhắc nợ, nhắc lịch tự động
Mục đích: Cung cấp thông tin cá nhân hóa về số tiền, thời hạn trả nợ, lịch hẹn, giúp khách hàng chủ động sắp xếp công việc, tránh quên hoặc lỡ hẹn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Lĩnh vực ứng dụng: Tài chính, ngân hàng, dịch vụ y tế, hàng không.
Bộ phận sử dụng: Bộ phận thu hồi nợ, lễ tân.
Giải pháp:
- Tích hợp tính năng Auto Call vào hệ thống phần mềm CRM, ERP.
- Thiết lập trạng thái gọi ra với file ghi âm hoặc giọng đọc text-to-speech để cá nhân hóa thông tin về tên khách hàng, số tiền, thời hạn trả nợ, và lịch hẹn.
- Cho phép xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi.
Gọi xác nhận đơn hàng tự động
Mục đích: Xác nhận và thông báo thông tin về đơn hàng như tên khách hàng, mã đơn hàng, trạng thái đơn hàng, nhằm hạn chế sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
Lĩnh vực ứng dụng: Doanh nghiệp kinh doanh online, sàn thương mại điện tử.
Bộ phận sử dụng: Bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn hàng.
Giải pháp:
- Tích hợp tính năng Auto Call vào hệ thống phần mềm CRM, ERP.
- Thiết lập trạng thái gọi ra với text-to-speech để cá nhân hóa thông tin đơn hàng.
- Tự động gọi để xác nhận thông tin đơn hàng, cho phép khách hàng phản hồi bằng phím bấm.
- Kết quả xác nhận đơn hàng sẽ được ghi lại trên hồ sơ khách hàng trong CRM hoặc phần mềm quản lý bán hàng thông qua API.
Phần mềm Autocall – Giảm 80% nhân viên trực Tổng đài
Phần mềm AutoCall của Buss Tele là công nghệ được ứng dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau với những tính năng ưu việt sau:
- Giảm 80% nhân viên tổng đài: Dịch vụ gọi tự động giúp thực hiện nhiều chiến dịch gọi ra cùng lúc, tiếp cận nhiều khách hàng một cách hiệu quả.
- Giao diện web dễ sử dụng: Thiết lập chiến dịch gọi ra chỉ với vài thao tác đơn giản trên giao diện web, không cần yêu cầu về kỹ thuật hay công nghệ.
- Dễ dàng import dữ liệu từ file Excel: Hỗ trợ upload hàng ngàn contact khách hàng từ file Excel một cách thuận tiện.
- Cá nhân hóa kịch bản gọi tự động: Sử dụng công nghệ Text To Speech để chuyển đổi văn bản thành giọng nói, phù hợp với từng khách hàng và từng thông điệp khác nhau.
- Tương tác qua phím bấm: Khách hàng có thể tương tác với hệ thống để xác nhận thông tin hoặc kết nối đến nhân viên hỗ trợ/bán hàng.
- Tích hợp API: tích hợp tính năng Auto Call, Auto Telesales với các phần mềm CRM, ERP để thiết lập và quản lý kịch bản cá nhân hóa dễ dàng.
- Báo cáo chiến dịch: Cung cấp báo cáo chi tiết theo từng tình trạng cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược một cách chính xác.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
Add: Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
