Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp và cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành trở thành yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để đạt được sự cân bằng giữa cung và cầu, đồng thời cải thiện hiệu suất toàn diện là Sales & Operations Planning (S&OP). Đây là một quy trình chiến lược giúp các doanh nghiệp kết nối chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng và vận hành, từ đó tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao khả năng dự báo và giảm thiểu rủi ro. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tất tần tật về S&OP – từ khái niệm cơ bản, tầm quan trọng đến các bước triển khai và những lợi ích vượt trội mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Mục lục
S&OP là gì?
S&OP (Sales & Operations Planning) là quy trình lập kế hoạch chiến lược để điều phối hoạt động kinh doanh, sản xuất và vận hành nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quy trình này liên quan đến nhiều bộ phận như marketing, bán hàng, sản xuất, tài chính,…, với các lãnh đạo cấp cao và CEO thường chủ trì cuộc họp. Mục tiêu chính là tạo ra một lịch trình cụ thể và hiệu quả để đảm bảo hoạt động ổn định của chuỗi cung ứng, giảm tồn kho và duy trì sự ổn định kinh doanh trong doanh nghiệp.
Xem thêm: SMART goals là gì? Những nguyên tắc xây dựng mục tiêu thông minh
Lợi ích S&OP mang lại cho doanh nghiệp?
Tăng liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
Lợi ích đầu tiên mà S&OP mang lại chính là tạo nên sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp các phòng ban hoạt động nhịp nhàng như một bộ máy thống nhất. Khi tất cả các bộ phận cùng chia sẻ mục tiêu chung và thường xuyên trao đổi, thảo luận, tình trạng hoạt động riêng lẻ, rời rạc sẽ được giảm thiểu. S&OP thiết lập những tiêu chuẩn chung về chất lượng và thời gian, cho phép các phòng ban dễ dàng điều chỉnh và bắt nhịp, dù mỗi bộ phận có đặc thù công việc khác nhau.
Giảm lượng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí
Một kế hoạch S&OP rõ ràng giúp doanh nghiệp dự báo chính xác nhu cầu thị trường và khả năng cung ứng, từ đó giảm thiểu lượng hàng tồn kho mà không lo ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa nguồn lực.
Cắt giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm
Trong chi phí sản phẩm, chi phí sản xuất và tồn kho chiếm một tỷ trọng lớn. Nếu doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí tồn kho nhờ vào S&OP, giá thành sản phẩm sẽ giảm, từ đó nâng cao sức cạnh tranh và thu hút khách hàng hơn.
Đảm bảo tiến độ sản xuất đúng kế hoạch
S&OP giúp doanh nghiệp dự báo chính xác nhu cầu khách hàng và kiểm soát nguồn cung nguyên liệu, từ đó đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đúng chất lượng và đúng tiến độ như kế hoạch đã đề ra.
Ổn định năng suất làm việc của nhân viên
Khi các bộ phận trong công ty có một kế hoạch rõ ràng và thống nhất, năng suất làm việc sẽ được ổn định. Nhờ đó, tình trạng chồng chéo, trì hoãn hay thiếu sự phối hợp sẽ được hạn chế, giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn.
Ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt hơn
Với quy trình S&OP, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu thị trường cũng như khả năng sản xuất của mình. Điều này giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh một cách nhanh chóng, linh hoạt và phù hợp với thực tế thị trường.
Xem thêm: Mô hình RATER là gì? Ứng dụng để nâng cao chất lượng dịch vụ
Các bước thực hiện S&OP chi tiết và hiệu quả
Bước 1: Dự báo nhu cầu thị trường
Đây là bước khởi đầu và cốt lõi của quy trình S&OP. Việc dự đoán chính xác nhu cầu thị trường giúp doanh nghiệp xác định được số lượng hàng hóa cần cung ứng, từ đó chuẩn bị cho quá trình sản xuất và quản lý tồn kho hiệu quả.
Để đạt được độ chính xác cao trong dự báo, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường và khách hàng thông qua các công cụ như khảo sát, bảng hỏi, phỏng vấn hoặc sử dụng các công cụ kỹ thuật số như Google Analytics, Semrush và công cụ theo dõi hành vi người tiêu dùng. Nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm trong việc nghiên cứu thị trường, có thể tìm đến các dịch vụ chuyên nghiệp từ các Agency để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác.
Bước 2: Hoạch định chi tiết nhu cầu thị trường
Sau khi thu thập số liệu ở bước đầu tiên, doanh nghiệp sẽ tiến hành thống kê và tổng hợp để phân tích chi tiết hơn. Điều này bao gồm việc xác định doanh nghiệp có thể đáp ứng bao nhiêu phần trăm nhu cầu thị trường và mức tiêu thụ dự kiến của khách hàng mục tiêu trong từng tháng, quý hoặc năm.
Dựa trên những phân tích này, doanh nghiệp sẽ tính toán khả năng cung ứng. Nếu năng lực hiện tại không đủ, doanh nghiệp cần cân nhắc các giải pháp như tăng năng suất, mở rộng quy mô sản xuất hoặc thuê ngoài để đáp ứng nhu cầu.
Bước 3: Chuẩn bị cho quy trình S&OP
Trước khi chính thức triển khai S&OP, doanh nghiệp cần thực hiện bước chuẩn bị, gọi là Pre-S&OP. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ rà soát nguồn lực, đánh giá những yếu tố còn thiếu như nhân lực, tài nguyên, điều kiện đầu vào và xem xét các thách thức có thể phát sinh để lên kế hoạch đối phó phù hợp.
Bước 4: Lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng
Dù chuỗi cung ứng của mỗi doanh nghiệp có độ dài khác nhau, hầu hết đều xoay quanh ba yếu tố chính: nhà cung cấp, doanh nghiệp và nhà phân phối. Sau khi xác định được mục tiêu đầu ra, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch chi tiết cho chuỗi cung ứng, đảm bảo sự liên kết mượt mà giữa các mắt xích trong chuỗi.
Bước 5: Điều hành quy trình S&OP
Bước này đòi hỏi tổ chức các cuộc họp S&OP với sự tham gia của ban lãnh đạo, bao gồm CEO, các thành viên điều hành và trưởng bộ phận. Trong cuộc họp, các thành viên sẽ thảo luận và xây dựng một kế hoạch S&OP thống nhất, áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp.
Kế hoạch này cần đảm bảo phù hợp với tất cả các phòng ban và nhận được sự đồng thuận chung. Mỗi phòng ban sẽ cam kết thực hiện kế hoạch một cách nghiêm túc, không có sự phàn nàn hay bất đồng.
Bước 6: Thực hiện và theo dõi, đánh giá quy trình S&OP
Sau khi thống nhất kế hoạch, doanh nghiệp sẽ tiến hành thực thi. Trong quá trình này, việc theo dõi và đo lường là vô cùng quan trọng để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng và hiệu quả.
Doanh nghiệp cần liên tục giám sát các chỉ số như độ chính xác của dự báo, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, hiệu suất sản xuất, tỷ lệ đơn hàng tồn đọng, hiệu quả kho bãi và chi phí vận chuyển. Những đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch S&OP kịp thời nhằm đảm bảo thành công lâu dài.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
Add: Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
