Trước đây, người ta cho rằng tự động hóa được sử dụng để chỉ những cỗ máy khổng lồ, làm những công việc đơn giản lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, điều đó đã thay đổi và công nghệ sẽ dần thay thế con người để giải quyết các công việc cần thiết.
Tổng đài công nghệ mới của Buss Tele sẽ có khả năng thực hiện các cuộc gọi ra tự động (Auto call) để dần thay thế cho các cuộc gọi đơn giản như gọi xác nhận đơn hàng, gọi thông báo nội dung, gọi chăm sóc khách hàng.
Mục lục
Mô hình Auto Call tích hợp vào hệ thống CRM, ERP
Tổng đài auto call sẽ kết nối phần mềm CRM, ERP để nhận các thông tin khách hàng và thực hiện các cuộc gọi theo kịch bản.
1. Liên kết CRM và ERP với tổng đài auto call thông qua API
Hai hệ thống quản lý khách hàng (CRM) và quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) sẽ được kết nối với tổng đài auto call thông qua cơ chế API để trao đổi dữ liệu. Thông tin gửi đi bao gồm:
- Số điện thoại người gọi.
- Nội dung cuộc gọi.
2. Tổng đài thực hiện cuộc gọi auto call
Tổng đài auto call tiếp nhận thông tin từ phần mềm. Sau đó, tiến hành chuyển đổi văn bản sang giọng nói (text to speech) để tạo thành file âm thanh. Cuối cùng, tổng đài auto call thực hiện cuộc gọi đến số điện thoại cần gọi và phát file âm thanh đã chuyển đổi.
Xem thêm: Kịch bản Telesale hiệu quả thu hút khách hàng
3. Người dùng nghe và tương tác bấm phím
Người dùng khi nhận cuộc gọi có thể tương tác bằng cách bấm phím tương ứng với nội dung cuộc gọi.
4. Tổng đài trả kết quả tương tác về phần mềm
Tổng đài auto call ghi nhận kết quả tương tác bấm phím từ người dùng. Sau đó, trả kết quả này về phần mềm thông qua API. Phần mềm nhận kết quả tương tác và hiển thị tùy biến lên giao diện.
Quá trình thực hiện cuộc gọi tự động và ghi nhận kết quả, trả về phần mềm thông qua API được xử lý hoàn toàn tự động. Điều này giúp tối ưu quy trình hoạt động, đồng thời cho phép xử lý nhiều cuộc gọi và tự động gọi ra bất cứ lúc nào, ngày đêm (24/7).
Doanh nghiệp quan tâm tích hợp giải pháp gọi tự động vào hệ thống chăm sóc khách hàng hãy liên hệ với Buss Tele. Chúng tôi sẽ hỗ trợ chạy demo và cung cấp hướng dẫn chi tiết cách sử dụng trong suốt quá trình hoạt động của phần mềm.
Ứng dụng Auto Call Vào Quy Trình Chăm Sóc Khách Hàng Tự Động
1. Gọi chăm sóc khách hàng
Cases Study: Gọi chăm sóc khách hàng
Trong chuỗi cửa hàng thời trang ABC, hàng ngày có khoảng hai ngàn khách hàng đến mua sắm. Để đo lường mức độ hài lòng về trải nghiệm mua sắm của khách hàng và ghi nhận kết quả này vào phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng, một yêu cầu đã được đặt ra.
Khó khăn:
Nếu triển khai việc gọi điện bằng nhân viên call center truyền thống, sẽ tốn rất nhiều chi phí, bao gồm tiền lương, chi phí chỗ ngồi, cước viễn thông, và nhiều chi phí khác. Ngoài ra, việc thiết lập và quản lý hệ thống cũng gặp nhiều khó khăn.
Giải pháp:
Để giải quyết vấn đề này, hệ thống đã tích hợp tổng đài auto call và phần mềm quản lý khách hàng. Cụ thể:
- Tự động gọi điện cho khách hàng sau khi họ hoàn tất một đơn hàng. Trong cuộc gọi, khách hàng có thể tương tác bằng cách bấm các phím tương ứng để đánh giá mức độ hài lòng (ví dụ, bấm phím 1 cho hài lòng và phím 0 cho không hài lòng).
- Kết quả đánh giá từ khách hàng sẽ được trả về phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng thông qua cơ chế API.
- Hệ thống cũng hỗ trợ đọc tên cá nhân một cách cá nhân hóa thông qua công nghệ text-to-speech.
- Tích hợp tổng đài auto call cho phép gọi vào bất kỳ thời gian nào.
- Đồng thời, hệ thống có khả năng xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời, giúp tối ưu quy trình hoạt động.
Nhờ giải pháp tổng đài auto call và phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng này, chuỗi cửa hàng thời trang ABC đã tiết kiệm được chi phí và tối ưu hoá quy trình chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.
2. Gọi nhắc nợ, nhắc lịch
Cases Study: Tổ chức Tài chính triển khai Tổng đài Auto Call
Một công ty tài chính, ngân hàng đang triển khai chương trình cho nhiều khách hàng vay. Hàng tháng, họ cần thông báo cho khách hàng về thông tin vay, thời gian trả nợ, số tiền phải đóng, và số lượng khách hàng cần gọi là khá lớn, lên tới vài chục ngàn khách hàng.
Khó khăn:
Nếu tạo ra một phòng riêng để gọi nhắc nợ, công ty sẽ phải đối mặt với chi phí lớn cho mỗi cuộc gọi từ nhân viên call center (khoảng 10.000đ cho mỗi cuộc gọi, bao gồm cả chi phí nhân sự, văn phòng và cước viễn thông). Nếu phải gọi cho hàng chục ngàn khách hàng, chi phí này sẽ rất đáng kể.
Giải pháp:
Để giải quyết vấn đề này, công ty đã tích hợp Tổng đài Auto Call vào hệ thống quản lý khách hàng, cụ thể:
- Tự động gọi ra thông báo cho khách hàng với thông tin về khoản vay, thời gian trả nợ và số tiền phải trả.
- Tích hợp công nghệ text to speech để đọc cá nhân hóa tên khách hàng, thời gian và số tiền theo từng khách hàng cụ thể.
- Có khả năng gọi bất kỳ thời gian nào, tùy thuộc vào lịch trình và sự thuận tiện của khách hàng.
- Đồng thời, hệ thống có thể xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời, giúp tối ưu hoá quy trình gọi và tiết kiệm thời gian.
Nhờ giải pháp Tổng đài Auto Call này, công ty tài chính đã tiết kiệm được chi phí và thực hiện việc thông báo và nhắc nợ một cách hiệu quả, tiện lợi cho hàng chục ngàn khách hàng của họ.
3. Gọi xác nhận đơn hàng
Cases Study: Tích hợp Tổng đài Auto Call cho Doanh Nghiệp Kinh Doanh Online
Bạn đang kinh doanh online và hàng ngày có đến vài chục hoặc cả trăm đơn hàng, nhưng bạn không có đủ nhân sự để xác nhận lại các đơn hàng này.
Khó khăn:
Nếu bạn phải thiết lập một phòng call-center riêng, chi phí sẽ không nhỏ. Ước tính tổng chi phí cho một cuộc gọi thành công là khoảng 10.000đ (bao gồm chi phí lương, chỗ ngồi, cước viễn thông và vận hành). Tăng thêm chi phí này sẽ làm cho giá thành sản phẩm tăng lên, gây khó khăn trong cạnh tranh với đối thủ. Ngoài ra, việc thiết lập và quản lý hoạt động của phòng call-center cũng sẽ rất khó khăn.
Giải pháp:
Để giải quyết vấn đề này, bạn đã tích hợp Tổng đài Auto Call vào hệ thống quản lý khách hàng và đơn hàng của mình, cụ thể:
- Mỗi khi có đơn hàng thành công, hệ thống tổng đài Auto Call sẽ tự động gọi ra cho khách hàng để xác nhận lại đơn hàng. Ví dụ như: “Chào anh Nguyễn Văn Hùng, đơn hàng số 01234 đã được đặt thành công. Để xác nhận đơn hàng, vui lòng bấm phím 1, nếu muốn hủy đơn hàng, vui lòng bấm phím 2.”
- Kết quả tương tác bấm phím của khách hàng sẽ được gửi về hệ thống quản lý khách hàng để tự động cập nhật và xử lý.
- Hệ thống có khả năng đọc cá nhân hóa tên từng khách hàng thông qua công nghệ text to speech.
- Bạn có thể lựa chọn gọi vào bất kỳ thời gian nào phù hợp với khách hàng.
- Hệ thống cũng có thể xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc.
Nhờ giải pháp Tổng đài Auto Call này, bạn đã giảm được chi phí và thực hiện việc xác nhận đơn hàng một cách tự động, tiện lợi và hiệu quả cho hàng chục hoặc cả trăm khách hàng của mình.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
Add: Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
